آموزش تصویری انبارداری با اکسل (بخش نخست)

انبارداری با اکسل

همانگونه که می دانیم مهمترین وظیفه انباردار دانستن موجودی کالا به صورت لحظه ای و آمار ورود و خروج کالا به/از انبار می باشد و تلاش ما در این آموزش نیز روی همین مطلب متمرکز است.

اکسل دارای بخشی به نام عملگر (Function) است که به کمک آنها می توانیم برای هر سلول دستوری را بنویسیم و عملیات درخواستی ما به صورت خودکار انجام گردد. در این برنامه ما Functionهای زیر را بکار می بریم:

  • IF: یک عملگر شرطی است و با توجه به شرطهایی که وجود دارد پاسخی را به ما باز می گرداند.
  • VLookup: با این عملگر می توانیم داده ها را از شیت های گوناگون فراخوانی نموده و در شیت مورد نظر نمایش دهیم.
  • Sumifs: این عملگر دو بخش دارد بخش ifs شروط را بررسی می کند و بخش Sum نتایج را با هم جمع می کند.

حال به آموزش می پردازیم:

پس از باز کردن اکسل از سربرگ PAGE LAYOUT شیت خود را راست به چپ می کنیم.

راست چین کردن فرم

پس از آن در اولین سطر عناوین مورد نیاز را می نویسیم و سپس با انتخاب سلولهایی که در آنها نوشتیم به تب INSERT  رفته  و از آنجا گزینه Table را انتخاب می کنیم. با این کار محدوده جدول خود را مشخص نموده و امکان کار بیشتری روی سلولها را برای اکسل فراهم میکنیم.

ایجاد جدول

با انجام کارهای بالا جدول ما به شکل زیر می شود.

نمای جدول

حال اطلاعات را وارد می کنیم، نام شیت را هم به نام دلخواه تغییر می دهیم که ما در اینجا “اول دوره” را انتخاب می کنیم. می توانیم رنگ زبانه را نیز به رنگ دلخواه تغییر دهیم. برای این کار روی نام شیت (در عکس بالا Sheet1) راست کلیک نموده و گزینه Tab Color را انتخاب می کنیم.

حال اطلاعات را وارد می کنیم، این اطلاعات در اصل موجودی انبار است که با شمارش تک تک کالاها به دست آمده است. در تصویر زیر نمونه ای از آن را می بینید.

جدول پر شده

پس از تکمیل اطلاعات، شیت دیگری ایجاد نموده و پس از راست چین نمودن آن (مانند مراحل قبل) و نوشتن عناوین مورد نیاز، نام و رنگ آنرا نیز تغییر می دهیم. ما “نوع فعالیت” و رنگ سبز را انتخاب کردیم.

برای پیشگیری از هرگونه خطا، باید فرمولی را بنویسیم که به کمک آن پس ار ثبت کد هر کالا نام آن فراخوانی شده و در ستون مربوطه قرار گیرد، برای این منظور VLookup را به شکل زیر بکار می بریم.

در شیت نوع فعالیت روی اولین سطر از ستون شرح کالا کلیک کرده و آنرا به حاالت انتخاب در می آوریم. پس از آن به کمک  منو  INSERT Function  وارد صفحه مربوطه شده و به شکل زیر عمل می کنیم.

افزودن فرمان VLookup

پس از انجام مراحل بالا سلول ما به این شکل می شود.

نمایی از فرمان VLookup

حال در پنجره باز شده باید مقادیری را وارد کنیم. در سطر نخست باید بگوییم براساس چه داده ای باید عمل کند که در اینجا کد کالا می باشد، روی فلش قرمز کنار سطر نخست کلیک کرده و پس از آن روی اولین خانه ستون کد کالا کلیک میکنیم. پس از آن دوباره روی فلش کناری آن کلیک می کنیم تا برگه به حالت عادی خود باز گردد.

کاربرد VLookup

سطر دوم، جدول مقصد را میخواهد که در اینجا جدول موجود در شیت اول دوره است. مانند گذشته پس از کلیک روی فلش قرمز کنار سطر دوم به شکل زیر عمل می کنیم.

آموزش تصویری انبارداری با اکسل (بخش نخست)

به این نکته توجه نمایید که کل جدول را انتخاب کنید تا گزینه ALL در سطر مربوطه نمایان شود، به این شکل اگر در آینده اطلاعاتی به این جدول افزوده شود آپدیت می گردد.

در سطر سوم شماره ستونی که اطلاعات باید از روی آن خوانده شود را می پرسد که با توجه به جدول موجود در شیت اول دوره، اطلاعات مورد نیاز که شرح کالاست در ستون دوم جدول است، پس عدد ۲ را در این سطر وارد می کنیم.

پس از آن دکمه OK  را فشرده و کار تمام است. با نوشتن کد کالا در ستون مربوطه نام کالا درج می گردد.

برای ستون واحد شمارش نیز مراحل بالا را طی می کنیم.

 

 

دانلود فایل PDF این مطلب

مطالب مرتبط

8 نظر

  1. علی زمانی

    با تشکر از این فایل بسیار خوبتون
    یه ایراد یا باگی که این روش داره اینه که کد کالا حتما باید به ترتیب باشه
    مثلا من یه کد ۱۱۱۱۲۲ دادم بعد ۱۱۶۲۷۳ و بعد ۱۱۱۱۲۳ و بعدی ۱۱۷۳۱۰
    این طوری که کد کالا دادم شیت نوع فعالیت و موجودی قاطی پاتی شد و نام کالا و کدها دیگه با هم همخوانی نداشتن
    اما وقتی کد کالا رو در ادامه و به ترتیب دادم درست شد
    بعضی از کالاهای شماره داره مثل بال برینگ ۷۳۱۰ بخاطر همین من اومدم کد کالا رو ۱۱۷۳۱۰ دادم و این کار باعث به هم ریختگی شیت موجودی و نوع فعالیت شد
    ایا امکان رفع این مشکل هست یا نه؟
    ایا میشه در قسمت شرح کالا در شیت فعالیت من یه بخش از نام کالا مثل ۷۳۱۰ رو بنویسم و نام خودش کامل بشه و کد کالا کنارش قرار بگیره؟ پیدا کردن کد وقتی تعداد کالا زیاد بشه یکم سخته
    ممنون میشم راهنمایی کنید

    پاسخ
    1. انباریار

      درود بر شما
      با پوزش بابت تاخیر در پاسخگویی
      شما باید اول کالاها را در شیت نخست (اول دوره) تعریف کنید و در دیگر شیتها فراخوانی کنید. منبای اطلاعات این فایل، شیت اول است. گفته شما را تست کردم و مشکلی وجود نداشت. دوباره امتحان کنید اگر مشکلی بود بفرمایید.
      درباره بخش دوم پرسش شما، در اکسل این امکان وجود ندارد، البته گزینه Autofill وجود دارد ولی فقط نام همتای نام موجود در شیت را نمایش می دهد.
      می توانید در گروه پرسش و پاسخ انبارداری همراه ما باشید.

      پاسخ
      1. علی

        خیلی ممنون
        یعنی لازم نیست کدها حتما به ترتیب و پشت سر هم باشن؟
        البته الان دوباره چک کردم درست شده بود!!! شاید ایراد ویندوز بوده

        پاسخ
  2. میلاد

    با سلام و عرض ادب. فرض کنید من کتابفروشی هستم که کتابهایی را در انبار دارم و میخواهم هربار که کتاب خاصی رو به تعداد خاصی می فروشم از تعداد موجودی اش در انبار به طور خودکار کم شود، چگونه باید این کار انجام شود؟ با تشکر

    پاسخ
    1. انباریار

      درود بر شما
      با عرض پوزش بابت تاخیر در پاسخ، متوجه منظور شما نشدم. “هربار که کتاب خاصی رو به تعداد خاصی می فروشم از تعداد موجودی اش در انبار به طور خودکار کم شود”
      آیا از نرم افزار انبارداری یا بارکدخوان استفاده می کنید؟

      پاسخ
  3. میلاد

    با سلام و درود.
    در حال یادگیری اکسل هستم. میخواهم دوتا شیت را باز کنم که در یکی لیست کالاهام به همراه تعداد موجودی شون باشه؛ در شیت دوم، فاکتور فروش که با خرید هر تعداد از هر کدام از کالاها، به طور اتوماتیک از تعداد موجودی لیست شیت اول کم شود. سوالم اینجاست که مسلما مشتری به ترتیب لیست من خرید رو انجام نمیده و من چطوری میتونم دو لیست دو شیت رو بهم لینک بدم؟

    پاسخ

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *