آموزش تصویری انبارداری با اکسل بخش دوم

این پست درباره آموزش تصویری انبارداری با اکسل بخش دوم است. در جلسه پیش کاربرد عملگر VLookup را فراگرفتیم، این عملگر دارای یک باگ است بدین شکل که اگرآنرا در سلولی که فاقد کد کالاست کپی کنیم #N/A را نمایش می دهد.

برای پیشگیری از این مسئله یک شرط برای آن در نظر می گیریم، یعنی می گوییم اگر سلول کد کالا دارای مقدار بیش از صفر بود این فرمول را اعمال نماید و در غیر اینصورت چیزی را نمایش ندهد.
بدین منظور روی اولین سلول از ستون شرح کالا کلیک نموده و در فرمول بار فرمول موجود در آن را Cut می کنیم،

سپس روی منو INSERT Function کلیک کرده از لیست باز شده گزینه IF را انتخاب می کنیم و به شکل زیر عمل می کنیم.

مراحل بالا را برای ستون واحد شمارش نیزانجام می دهیم.

حال باید نوع تراکنش ها را مشخص نماییم، منظور از نوع تراکنش مشخص کردن وارد یا خارج شدن کالا به/از انبار است. در اینجا میخواهیم لیست باز شویی بسازیم که کاربر تنها مجاز به انتخاب آنها باشد و نیازی به وارد کردن دستی اطلاعات نباشد. به این نکته توجه نمایید که ما در اینجا تنها از دو گزینه ورود و خروج استفاده می کنیم، به این معنا که تمامی فرمهای ورودی از قبیل رسید انبار، برگشت از مصرف، رسید امانی و رسید جابجایی بین انبارها و … را به عنوان ورود و هر نوع خروجی از قبیل حواله انبار، فاکتور فروش، حواله امانی و… را به عنوان خروج در نظر گرفته ایم. شما با توجه به نیاز خود می توانید انتخاب های متفاوتی در نظر بگیرید.

پس از کلیک در سلول مربوطه از منو DATA گزینه Data Validation را انتخاب می کنیم و به شکل زیر عمل می کنیم.

می توانیم در بخش Error Alert پیامی را به عنوان خطا برای کاربر بنویسیم که اگر متنی را به اشتباه در ستون نوع تراکنش وارد کرد نمایش داده شود. به شکل زیر

نکته:

همانکونه که در تصویر مشاهده می کنید، واژگان ورود و خروج توسط کاربر دیده می شوند و احتمال دست کاری در آن توسط کاربر وجود دارد، برای جلوگیری از آن دو کار می توان انجام داد:

• پس از پایان کار و زدن دکمه OK این ستون را مخفی نمایید.
• این اطلاعات را در شیتی جداگانه نوشته و پس از الصاق آن به این بخش، آنرا مخفی نمایید.

حال باید یک شیت جدید درست کنیم، برای سرعت بخشیدن به کار می توانیم از شیت نوع فعالیت یک کپی تهیه کرده و نام آنرا تغییر داده و عناوین مورد نیاز را در آن بنویسیم. ما نام موجودی را انتخاب کردیم.

دلیل ایجاد شیت جدید این است که با توجه به اینکه از هر کالایی می توان به دفعات خرید نمود (ورود) یا آنرا مصرف نمود (خروج) و همچنین امکان وجود موجودی اول دوره، پس باید امکانی جهت محاسبه وجود داشته باشد که آنرا در این شیت انجام می دهیم. ما شیت زیر را ایجاد نمودیم.

موجودی اول دوره را با فرمان VLookup مانند فرآیند گذشته فراخوانی می کنیم. برای به دست آوردن حاصل تعداد وارده و صادره که باید با توجه به دو شرط کد کالا و نوع فعالیت صورت گیرد، فرمان SumIfs  را به کار می بریم.

حال با به کاربردن فرمول ساده = و افزودن مقادیر وارده و کاستن مقادیر صادره موجودی کالا مشخص می شود.

در انتها برای اینکه کد تکراری در شیتهای اول دوره و موجودی وجود نداشته باشد می توانیم  Data Validation را بکار ببریم.

فایل اکسل این آموزش در کانال انباریار موجود است.