عملیاتی کردن ۵ اس در انبار

عملیاتی کردن ۵ اس در انبار، یکی از راه هایی است که می توان به کمک آن انبارداری حرفه ‏ای شد،زیرا یکی از مباحث مهم در سازمان‏ها، «۵ اس» و استفاده بهینه از آن است که در این مقاله تلاش ما بر این است که نحوه عملیاتی کردن ۵ اس در انبار را شرح دهیم.

چرا ۵ اس؟

«۵ اس» یک استراتژی کاربردی است که به کمک آن می‌توانیم به اهداف پایه‌ای دست پیدا کنیم، پایه‌ای‌ترین هدف نیز دیدن مشکلات و نواقص کار است. داشتن یک انبار تمیز و سازمان‌یافته چیزی به‌مراتب بیشتر از این است که به‌ظاهر بزرگ دیده شویم؛ زیرا باعث می‌شود عملیات انبارداری کارآمدتر شده و با آموزش‌های درست، ارتباطات کاملی بین کارکنان انبار ایجاد گردد. مسائل ساده و روزمره انبار باید با شناسایی علت آن‌ها به‌سرعت برطرف شده و از تکرارشان جلوگیری شود.
اگر نیاز به جایگزینی چیزی داریم، اگر کالایی در جای خود نیست و اگر وظایف به‌درستی انجام نمی‌شوند، با کمک «۵ اس» می‌توانیم آن‌ها را شناسایی کرده و به حل سریع‌تر آن‌ها بپردازیم. انبار را مانند یک آسانسور در نظر بگیرید که قطعه‌ای از آن مشکل دارد، یک کارشناس حرفه‌ای به‌سرعت مشکل را پیداکرده و پیش‌ازاین که آسانسور از کار بیفتد و یا خسارت بیشتری ببیند آن را رفع می‌کند، انباری که دارای سیاست کاری قوی «۵ اس» باشد نیز می‌تواند به‌راحتی و سرعت مشکل را پیداکرده و آن را برطرف ‌نماید.
حال پرسش این است که نظریه «۵ اس» را چگونه در انبار خود حکم‌فرما کنیم؟ بهتر است هر یک از مراحل آن را به‌صورت جداگانه بررسی نموده و پاسخ را ارائه نماییم.

۱- ساماندهی:

Sort: همان‌گونه که در مقاله پیشین گفتیم Sort یا ساماندهی در مفهوم کلی، عبارت است از نظم دادن به‌تمامی اجزای یک سازمان جهت رسیدن به اهداف از پیش تعیین‌شده.
مدیران انبار در زمان استفاده از استراتژی «۵ اس» ممکن است ازلحاظ طبقه‌بندی به مشکل بخورند، زیرا امکان دارد پیش‌ازاین از دسته‌بندی درستی استفاده نکرده باشند و به همین دلیل خود را در مقابل مشکلی بزرگ می‌بینند، ولی بهتر است یک‌بار برای همیشه این جسارت را به خودمان بدهیم و یک بازبینی کلی در انبار خود داشته باشیم. می‌توانیم موجودی انبار خود را به روش‌های گوناگونی مرتب کنیم به‌عنوان نمونه دسته‌بندی بر اساس نوع آن‌ها، توجه به چرخه فرآیند خرید و یا مقدار مصرف آن‌ها. هر یک از این روش‌ها را می‌توان به کاربرد و نتایج آن را دید. اگر پیش‌ازاین نیز یکی از این روش‌ها را به‌کاربرده‌اید پس مشکل چندانی نخواهید داشت. در صورت نیاز به کمک و راهنمایی بهترین گزینه مأمور خرید، رئیس تدارکات، مهندس زنجیره تأمین و … می‌باشند.
یک انباردار حرفه‌ای باید به این باور رسیده باشد که هر نوع سیستمی را در انباری کارآمد اجرا کند، بهترین نتیجه را می‌گیرد.
امکان دارد که شما از ابتدا روش‌ها و معیارهای مناسبی را جهت مرتب‌سازی انبار به‌کاربرده باشید ولی باید به این نکته نیز توجه کنید که آیا فضای کافی برای آن نوع دسته‌بندی وجود دارد؟
هر کالایی در انبار باید مکانی مشخص با کاربردی مشخص داشته باشد که امکان دارد کاربردی مجزا داشته و یا بخشی از یک مجموعه باشد. پیش‌ازاین از اهمیت گزاش دهی در انبار صحبت کرده‌ایم، با استفاده از «۵ اس» می‌توانیم از بازگشت به عقب جلوگیری نموده و پیگیری مستمر را جایگزین گزارش‌های بدون فایده نماییم.
ساماندهی در عمل: برای عملیاتی کردن این مرحله تمامی طبقات کالا را موردبررسی قرار می‌دهیم و کالاهای موجود در آن را بررسی می‌کنیم. اگر کالاهای موجود دارای کاربرد بودند در آنجا باقی‌مانده و در غیر این صورت به منطقه‌ای به نام منطقه قرمز رفته و از مجموعه حذف می‌شوند.

۲- مرتب کردن:

Set: به معنی مرتب کردن ابزار، اشیا، اسناد و اطلاعات در جای مناسب و باهدف دسترسی آسان و سریع است.
مرتب کردن در عمل: در این مرحله باید هر چیزی درجایی مناسب قرار داده شود تا در کوتاه‌ترین زمان به آن دسترسی داشته باشیم. بهترین آن در نظر گرفتن یک نیم‌دایره جهت تسلط بر کالاهای هم‌خانواده در انبار می‌باشد، به این معنی که تمام کالاهایی که به‌نوعی با یکدیگر در ارتباط هستند باید در فضایی ۱۸۰ درجه‌ای قرار داده شوند تا با کمترین جستجو به آن دسترسی داشته باشیم. باید به این نکته توجه نماییم که نوع طبقه‌بندی در این بخش بسیار مهم است و باید بتوانیم ارتباط بین اجناس را به‌خوبی تشخیص دهیم و همچنین نظامی را انتخاب کنیم که قابل‌فهم باشد و نیازی به توضیح زیاد نداشته باشد.

۳- پاکیزه‌سازی:

Shine: در دیدگاه «۵ اس» پاکیزه‌سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی‌ها و مواد خارجی. بیشترین مشکل در انبارها همین بخش است، بیشتر انباردارها به این مسئله اهمیتی نداده و آن را امری غیر لازم می‌دانند ولی اگر همه انبارها مانند انبارهای مواد داروئی موظف به نظافت بودند علاوه بر سرعت کار بیشتر، به نتایجی همچون فضا و ایمنی بیشتر نیز دست پیدا می‌کردیم. انبارهای تمیز و پاکیزه کاربرد به‌مراتب بیشتری نسبت به انبارهای کثیف دارند.
پاکیزه سازی در عمل: در زمان به کاربردن «۵ اس» برای نخستین بار، باید به‌صورت کامل انبار را از هرگونه ماده آلاینده پاک‌سازی نمود و پس‌ازآن لازم است برنامه‌ای را تدوین کرد که دیگر آلودگی وجود نداشته باشد. باید به این نکته توجه نمود که آلودگی را نباید تنها به موارد خاص اتلاق نمود بلکه هرگونه گردوغبار نیز جزو آلودگی به‌حساب می‌آید. به‌عنوان نمونه باید به کارکنان آموزش داد اگر بخشی از انبار آلوده شد بلافاصله آن را تمیز نمایند و همچنین برنامه‌ای جهت تمیز کردن دوره‌ای انبار در نظر گرفت.

۴- استانداردسازی:

Standardize: استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازمان‌دهی، نظم، ترتیب و پاکیزگی. این عبارت به معنی نوشتن یک دستورالعمل خاص جهت به کاربردن «۵ اس» در انبار است.
استانداردسازی در عمل: برای نیل به این هدف باید فهرستی از وظایف، ابزار موردنیاز و شخصی که باید آن کار را انجام دهد تهیه کنیم. باید به این نکته توجه داشته باشیم که در دستورالعمل ارائه‌شده به‌صورت ریز، تک‌تک وظایف و نحوه انجام دادن آن‌ها نوشته شوند و از هر نوع کلی‌گویی پرهیز نماییم. دستورالعمل باید به‌گونه‌ای نوشته شود که اگر هر شخص تازه‌واردی آن را خواند متوجه منظور ما شده و نیازی به توضیح اضافی نباشد. دستورالعمل باید به‌گونه‌ای تهیه گردد که علاوه بر در نظر گرفتن ارتباط اجزا «۵ اس»، هیچ‌گونه تداخلی در عملکرد آن‌ها به وجود نیاید.

۵- پیگیری و تداوم:

Sustain: مرحله نهایی در موفقیت یک سازمان نظم، انضباط، پیگیری و تداوم انجام برنامه «۵ اس» می‌باشد. استفان کوی در کتاب «۷ عادت انسان‌های موفق» از آن به‌عنوان تیز کردن تبر نام‌برده است. «۵ اس» نباید به‌عنوان یک رویداد یک‌باره دیده شود. پیشرفت‌های پایدار تنها با سختی و انضباط به دست می‌آیند. در این استراتژی برای تمامی کارکنان چه تازه‌واردان و چه افراد باتجربه، نقش مهمی در اطمینان از کارکرد فرآیند در نظر گرفته‌شده است.
انضباط و پایداری در عمل: اگر می‌خواهیم انباری با بازده بالا و موفق داشته باشیم باید برای رسیدن به آن همیشه آماده‌باشیم و دستورالعمل‌ها را انجام دهیم. انضباط و پایداری به معنای تجزیه‌وتحلیل و بازنگری منظم عملکرد و برنامه موجود است. بسیاری از شرکت‌ها مزایای «۵ اس» را می‌خواهند، اما نظم و انضباط و پایداری را برای آن به‌درستی انجام نمی‌دهند. باید سازوکارهای پایدار طراحی‌شده، مشاهدات گوناگون از همه‌ی سطوح مدیریت را به وجود آورد، به‌طوری‌که آن‌ها ابتدا با مشکلات و مسائل مربوط به کارایی آشنا شوند و در صورت بروز هرگونه مشکلی راهکاری برای آن بیابند.