با توجه به توضیحاتی که تاکنون داده شده و در آنها به اهمیت موجودی های انبار اشاره گردید، حال این پرسش مطرح می گردد که جز انبارگردانی چه روشی برای بررسی میزان موجودی وجود دارد؟ زیرا همانگونه که گفته شد انبارگردانی در دوره های مشخصی انجام می گردد و با توجه به حجم عملیات انبار شاید این فاصله زیاد به نظر برسد و در زمان انبارگردانی ما را دچار مشکل نماید.
یکی از وظایف مهم و اصلی هر انباردار ارائۀ گزارش های انبار می باشد که با توجه به حجم عملیات انبار می تواند به گزارش های روزانه، هفتگی و یا ماهیانه تقسیم شود.
گزارش های انبار به مدیریت قدرت تصمیم گیری و تهیۀ برنامه های طولانی مدت برای انبار و کل مجموعه را داده و با بررسی آنها می توانند میزان مصرف هر یک از اقلام را مورد بررسی قرار داده و در مورد مقدار موجودی مورد نیاز هر یک از اقلام تصمیم گیری نمایند.
گزارش هایی که برای مدیریت انبارها صادر می گردد باید دارای خصوصیاتی باشد که تمامی نکات کلیدی و مورد نیاز را در بر بگیرد. مهمترین اطلاعاتی که می بایست در گزارش ها مورد توجه قرار بگیرند عبارتند از:
– کد کالا
– نام کالا
– واحد شمارش
– موجودی اول دوره
– افزایش موجودی طی دوره
– مصرف طی دوره
– مانده موجودی در پایان دوره
این گزارش ها را گزارشهای تعدادی/مقداری می نامند.
اگر واحد حسابداری بخشی از انبار است علاوه بر گزارش بالا می توان گزارش ریالی نیز صادر نمود که همانند گزارش پیشین به همان بخش ها نیاز است و علاوه بر آنها برای هر ردیف ستونی با عنوان مبلغ در نظر گرفته می شود.
علاوه بر دو گزارش بالا که گزارش های رسمی می باشند انبارداران می توانند گزارش های دیگری را نیز به مدیریت ارائه نمایند که روند و راندمان کاری بخشهایی را که با انبار درگیر می باشند را روشن نماید به عنوان نمونه ارائه گزارش درخواست خریدهای صادره که لازم است اطلاعاتی به شرح زیر در آن گنجانده شود:
– کد کالا
– نام کالا
– واحد شمارش
– میزان درخواست
– شماره درخواست خرید
– میزان موجودی
البته این گزارش مربوط به اقلامی است که درخواست خرید برای آنها صادر شده و با گذشت مدت زمان انتظار هنوز به انبار وارد نشده اند و امکان تاخیر در کار وجود دارد.
این نوع گزارش ها به مدیریت این امکان را می دهد که بتوانند دلیل دیرکرد در تحویل کالا را متوجه شده و از ایجاد رکود کاری جلوگیری نمایند.
