فرم های انبار و کاربرد آنها در انبار

فرم های انبار

فرم های مورد استفاده در سیستم انبار و کنترل مواد را م یتوانیم در ۴ دسته کلی دسته بندی کنیم:
– درخواست ها
– رسید ها
– حواله ها
– سایر فرم ها
حال به توضیح مختصری از فرم های انبار می پردازیم.

درخواستها:

به طور کلی دونوع فرم درخواست کالا وجود دارد:

۱- درخواست کالا از انبار:

فرمی است که بر اساس آن واحدهای مختلف اجناس مورد نیاز خود را به انبار اعلام میدارند. این فرم توسط واحد درخواست کننده تکمیل شده و پس از اینکه امضاهای مورد نیاز در آن ثبت گردید به انبار تحویل داده می شود.

۲- درخواست خرید کالا:

فرمی است که برای اعلام کالای مورد نیاز انبار به واحد تدارکات ارسال می گردد که توسط واحد انبار تکمیل و پس از اخذ امضاهای مورد نیاز به واحد تدارکات و یا بازرگانی ارجاع داده می شود. این فرم در دو صورت تکمیل می گردد:
– پس از صدور درخواست کالا توسط یک واحد و عدم موجودی در انبار
-به نقطه سفارش رسیدن کالای موجود در انبار

رسیدها:

۱- رسید انبار موقت:

وقتی کالایی که تحویل انباردار داده می شود به هر دلیلی نیاز به تائید داشته باشد، از فرم رسید انبار موقت اتفاده می شود. با تکمیل این رسید انباردار تائید می کند که کالا را تحویل گرفته ولی تا زمان تعیین تکلیف نمی تواند آن را وارد انبار نماید. این نوع کالاها در انباری به نام انبار قرنطینه نگهداری می شوند.

۲- رسید انبار دائم:

این فرم پس ورود یک کالا به انبار صادر می شود که باید توسط مسئول انبار امضا و پس از اخذ امضاهای مورد نیاز به واحد خرید (تدارکات یا بازرگانی) تحویل داده می شود. یکی از مهمترین اسناد انبار است زیرا برای انباردار تعهد مالی به همراه دارد. تکمیل این فرم به منزله تحویل گرفتن اقلام مندرج در آن است و واحد مالی بر اساس آن اقدام به پرداخت وجه به فروشنده می کند.

۳- رسید جابجایی بین انبارها:

ین فرم بیشتر در شرکت های پروژه ایی و یا دارای نمایندگی کاربرد دارد. وقتی کالایی از انبار یک نمایندگی یا پروژه با انبار پروژ ی انماینده دیگر منتقل می شود از این فرم استفاده می کنند.

۴- رسید برگشت (از مصرف، از تولید و …):

اگر کالایی به بخش هایی از سازمان ارسال شده باشد اضافه باشد باید به انبار بازگشت داده شود تا از مستهلک شدن آن پیشگیری شود، در این موارد از این فرم استفاده می شود.

۵- رسید امانی:

اگر کالایی مورد نیاز ضروری باشد و امکان تهیه فوری آن برای ما وجود نداشته باشد و بتوانیم آن را از دیگر شرکت ها به امانت تهیه کنیم تا پس از مدتی عین کالا را عودت دهیم از این رسید استفاده می کنیم.

۶- رسید مصرف مستقیم:

هر گاه جنسی بدون ورود به انبار مورد مصرف قرار بگیرد از این فرم استفاده می گردد. کالاهایی که به صورت موردی خریداری می شوند و یا نیاز به آنها فوری است در این غرم ثبت می گردند. لازم به توضیح است که هر نوع کالایی باید توسط مسئول انبار دیده شود و استفاده از این فرم به معنی این نست که انباردار کالا را مشاهده نکرده است.

حواله ها:

۱- حواله انبار:

– فرمی است که پس از تحویل دادن کالا به واحد درخواست کننده مورد استفاده قرار می گیرد. این فرم نیز توسط واحد انبار تکمیل می شود، این فرم با رسید انبار رابطه معکوس دارد یعنی با تکمیل آن از موجودی کالا در انبار کاسته می شود.

۲- حواله جابجایی بین انبارها:

مانند رسید جابجایی است با این تفاوت که انبار ارسال کننده این فرم را تکمیل می کند.

۳- حواله برگشت از خرید:

هرگاه کالایی پس از رسید انبار به هر دلیلی باید به فروشنده عودت گردد از این فرم استفاده می کنیم.

۴- حواله امانی:

مانند رسید امانی است با این تفاوت که اگر بخواهیم کالایی را به شرکتی امانت دهیم این فرم را تکمیل می کنیم.

سایر فرم های انبار:

– کارت انبار (کارتکس):

در آغاز نمونه ای تکمیل شده از کارت انبار را ارائه نموده و در ادامه به توضیح آن می پردازیم:
کاردکس کالا

– هدف از تهیه کارت انبار ثبت نقل و انتقالات کالا و تعیین میزان موجودی کالا در هر زمانی می باشد.

– برای هر قلم کالا یک کارت انبار صادر می شود.

– هر سطر از کارت انبار فقط برای ثبت یکی از عملیات ورود، صدور و یا سفارش استفاده می گردد.

فرم های دیگری نیز در انبار استفاده می شوند که با توجه به نوع سازمان و ماموریت آن متفاوت هستند مانند خرید خدمات، کارت پرسنلی، رسید ابزارآلات و کارت مشخصات کالا.