آشنایی با طرح ۵ اس و فواید آن در این دوران که انواع مختلفی از اطلاعات و کالاهای گوناگون در سازمان ها وجود دارد، بسیار ضروری است. «پنج اس» نظامی است که در ژاپن بصورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی که معمولاً با استفاده از این روش حاصل می گردد را می توان به اختصار به پیشگیری از حوادث، کاهش وقفه کاری و افزایش بهره وری در محیط کار عنوان نمود. عبارت «پنج اس» براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است که د ر جدول زیر همراه با معادل فارسی و انگلیسی آن آورده شده اند:
در ادامه مبانی و اصول هر یک از پنج واژه فوق شرح داده می شود.
۱) ساماندهی (سازماندهی، تفکیک و تعمیر):
ساماندهی در مفهوم کلی، عبارت است از نظم دادن به تمامی اجزای یک سازمان جهت رسیدن به اهداف. از دیدگاه «پنج اس» ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیرضروری و اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه «پنج اس»، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی باید به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا کردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می باشد. در شکل زیر مراحل آن را می بینیم:
۲) نظم و ترتیب:
نظم و ترتیب به معنی مرتب کردن ابزار، اشیا، اسناد و اطلاعات در جای مناسب و با هدف دسترسی آسان و سریع می باشد. این مرتب کردن باید در موارد زیر انجام گیرد:
– بایگانی اسناد و مدارک
– تجهیزات و وسایل تولیدی
– محیط و لوازم اداری
برای نیل به این هدف مراحل زیر را انجام می دهیم:
– تمام اسناد، اجناس و لوازم را مرتب می کنیم.
– پس از مرتب کردن، هریک از آنها را سر جای خود قرار می دهیم.
– روی زونکن اسناد و قفسه اجناس، اطلاعات مورد نیاز مانند نوع سند و یا نام کالا را یادداشت می کنیم.
۳) پاکیزه سازی:
در دیدگاه «پنج اس» پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد.
۴) استانداردسازی:
استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاکیزگی. تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چک لیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.
۵) انضباط:
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا، ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار است. به عنوان نمونه لازم است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید.
