انبارگردانی چیست و چه مزایایی دارد. این پرسشی است که ما می‌خواهیم در این مقاله به آن پاسخ دهیم.
شرکت‌ها و سازمان‌ها با توجه به ماموریتشان انبارهای متفاوتی دارند. در این بین بیشترین انبارها در دو بخش تولیدی و عمرانی مجتمع است. شرکت‌های تولیدی با توجه به ماهیت کاری که دارند ناگزیر هستند انواع مواد و کالا را در دسته‌های مختلفی مانند مواد اولیه، کالای نیمه ساخته، محصول و … در انبارهایی جداگانه نگهداری کنند و شرکت‌های عمرانی نیز با توجه به ماهیت آنها که عمدتا ساخت و ساز است تقریبا همه نوع کالا در انبارهای خود دارند.
مدیران و روسای شرکت‌ها و سازمان‌ها باید از صحت موجودی فیزیکی و اسنادی انبار خود مطمئن شوند به همین دلیل در بازه‌های مختلف اقدام به انبارگردانی می‌کنند.
در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم:
انبارگردانی چیست و چه مزایایی دارد؟
نمونه‌ای از روش اجرایی (دستورالعمل) انبارگردانی
در ادامه با ما همراه باشید تا به پرسش انبارگردانی و لزوم انجام آن چیست پاسخ بدهیم.
چرا انبارگردانی؟
از آنجائی که انبار، محل نگهداری انواع کالا و اجناس است و ممکن است اشخاص گوناگونی به دلایل مختلف در آنجا تردد داشته باشند، بنابراین درصورتی‌که موجودی انبار به شکل مداوم و از راه‌های مختلف کنترل و بازبینی نگردد می‌تواند مورد سوءاستفادۀ احتمالی قرار گرفته و یا اختلاط در اجناس پیش آید؛ بنابراین علاوه بر کنترل از سوی واحد مالی و یا حسابرسی سازمان، لازم است در دوره‌های گوناگون حسابرسان مستقل نیز بر این امر نظارت داشته تا از وقوع هرگونه خطایی جلوگیری گردد.
انبارگردانی چیست و چه مزایایی دارد؟
اگر بخواهیم خیلی خلاصه و در چند کلمه انبارگردانی را تعریف کنیم عبارت است از: شمارش موجودی فیزیکی انبار و تطبیق آن با موجودی اسنادی یا سیستمی. به عبارت دیگر ما در طول سال و در بازه‌های متفاوت اقلام موجود در انبار را شمارش کرده و مقدار آنها را با مقادیر ثبت شده در اسناد و یا نرم‌افزار مقایسه می‌کنیم تا بتوانیم در صورت وجود مغایرت علت آن را یافته و اقدام به برطرف نمودن آن کنیم.
از این رو می‌توان مزایای انبارگردانی را این چنین بر شمرد:
-
- مرتب سازی اجناس
- منطبق شدن موجودی فیزیکی و سیستمی
- مشخص نمودن اقلام راکد یا کم مصرف
- ارائه گزارش سود و زیان شرکت بر اساس مستندات
- بررسی عملکرد پرسنل انبار
- کاهش خطای پرسنل
- تفکیک اجناس
- بررسی مقدار موجود در انبار و اصلاح نقطه و میزان سفارش
انواع انبارگردانی
در حالت کلی انبارگردانی به دو دسته کلی میان‌دوره و پایان‌دوره (پایان سال مالی) تقسیم می‌شود ولی امکان دارد به هر دلیلی در این بین نیاز به انبارگردانی باشد (مانند جدا شدن انباردار از مجموعه که برای تحویل دادن انبار باید انبارگردانی صورت گیرد و یا وجود مغایرت در اجناس) که به آن انبارگردانی موردی گفته می‌شود.
انبارگردانی میان‌دوره با توجه به نظر مدیریت در بازه‌های سه یا شش ماهه انجام می‌گردد، البته انباردار با نظر شخصی می‌تواند بازه‌های کوتاه‌تری (مثلا یک ماهه) برای خود در نظر گرفته و بدون انجام تشریفات اداری اقدام به انبارگردانی درون انباری نماید. البته با توجه به تعداد اقلام، در این نوع انبارگردانی عملا امکان شمارش تمام اقلام وجود نخواهد داشت
و انباردار با صلاحدید خود برخی اقلام را انتخاب کرده و نسبت به شمارش آنها اقدام می‌کند.
انبارگردانی سالیانه همانگونه که از نامش مشخص است سالی یکبار انجام می‌گردد و برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها آن‌را به صورت داخلی و برخی نیز با برونسپاری و کمک گرفتن از حسابرسان مستقل انجام می‌دهند. این نوع انبارگردانی حالت رسمی داشته و باید مراحل و شرایط به خصوصی را برای آن در نظر گرفت که در ادامه به توضیح آنها می‌پردازیم.
مراحل انبارگردانی:
همانگونه که گفته شد، انبارگردانی پایان سال، مهمترین نوع انبارگردانی است پس ما تمام مراحل آن را بازگو می‌کنیم. بدیهی است شرکت‌ها با توجه به حجم کالا و نوع انبارها در زمان انبارگردانی میان‌دوره امکان دارد که بخشی از این مراحل را حذف یا تعدیل کنند.
انبارگردانی به‌صورت کلی از سه بخش تشکیل‌شده است:
۱- پیش از شروع شمارش موجودی‌ها.
۲- در جریان شمارش موجودی‌ها.
۳- پس از پایان شمارش موجودی‌ها.
در ادامه به وظایف واحد مدیریت و انبار در هر یک از مراحل انبارگردانی می‌پردازیم:
الف- وظایف مدیریت:
۱- پیش از شروع شمارش موجودی‌ها:
مهمترین بخش از این مرحله تهیه روش اجرایی یا دستورالعمل انبارگردانی است و برای تهیه آن باید مراحل زیر طی شود:
- نخستین مرحله مشخص کردن نوع انبارگردانی است، اینکه آیا قصد برونسپاری و کمک گرفتن از شرکت‌های حسابرسی مستقل را داریم یا می‌خواهیم از حسابرسان داخلی بهره بگیریم. اگر قصد برونسپاری داریم باید شرکت مربوطه را انتخاب نموده و ضمن عقد قرارداد با حضور نماینده آن شرکت مراحل را ادامه دهیم.
- تشکیل جلسه و مشخص نمودن اعضا مورد نیاز. افرادی که معمولا لازم است در جریان انبارگردانی حاضر باشند عبارت‌اند از:
الف- انبارداران
ب- مدیر انبارها
ج- شمارش‌گر‌ها
د- مدیریت مواد و برنامه‌ریزی تولید
س- مدیر امور مالی
ر- حسابرسان
- تهیه روش اجرایی انبارگردانی و مشخص نمودن وظیفه هر یک از پرسنل حاضر در جلسه. (اگر انبارگردانی برونسپاری شود، این بخش به عهده شرکت حسابرسی طرف قرار داد است.)
- بررسی روش اجرایی توسط اعضا تیم و رفع اشکالات احتمالی و تائید نهایی.
- ارسال روش اجرایی به انبارها جهت بررسی و رفع ابهام و برگزاری آموزش در صورت نیاز.
نمونه دستورالعمل انبارگردانی:
شرکت …………
دستورالعمل انبارگردانی
پایان سال مالی …………………..
به منظور انجام صحیح و نظام‌مند عملیات انبارگردانی پایان سال مالی ……………….. دستورالعمل انبارگردانی به شرح ذیل جهت اجرا ابلاغ می‌گردد. این عملیات درتاریخ …………………………… آغاز و در تاریخ………………………………. به پایان خواهد رسید که با رعایت ضوابط ذیل انجام خواهد شد:
۱-محدوده شمارش
عملیات شمارش شامل موارد ذیل می‌شود:
شمارش موجودی کالا (واقع درانبار شرکت ……………………………………………)
۲-وظایف و مسئولیت‌ها
۱-۲- هماهنگ کننده: نظارت کلی و سرپرستی شمارش برعهده هماهنگ کننده است وظایف هماهنگ کننده به شرح ذیل می‌باشد:
۱-۱-۲- نظارت کلی به نحوه اجرای عملیات انبارگردانی
۲-۱-۲- کنترل چیده شدن اقلام موجود در انبار به صورت قابل شمارش و اطمینان از اینکه هرنوع موجودی تا جای ممکن در یک محل نگهداری شود.
۳-۱-۲- کنترل تفکیک شدن موجودی کالای امانی از سایر اقلام موجودی
۴-۱-۲- کنترل تفکیک شدن موجودی اسقاط از سایر اقلام موجودی
۵-۱-۲- کنترل کارت‌های شناسایی کالا، نصب شده بر روی کالاهای موجود در انبار
۶-۱-۲- کنترل مناسب بودن وسایل و ابزار سنجش لازم جهت شمارش
۷-۱-۲- تهیه لیست‌های شمارش و تحویل آن‌هابه سرپرست شمارش
۸-۱-۲- دریافت اوراق شمارش ثبت شده از سرپرست شمارش و نظارت بر ثبت شمارش در سیستم مکانیزه و تهیه لیست مغایرت
۹-۱-۲- بررسی و پیگیری مغایرت‌ها
۲-۲- سرپرست شمارش: سرپرست شمارش هدایت کلی گروههای شمارش را برعهده دارد و وظایف وی به شرح زیر است:
۱-۲-۲- هماهنگ کردن عملیات شمارش گروههای شمارش
۲-۲-۲- نظارت کلی بر انجام عملیات شمارش توسط گروههای شمارش
۳-۲-۲- کنترل ورود و خروج اقلام در ضمن شمارش
۴-۲-۲- دریافت تگ‌های شمارش از هماهنگ کننده و ارائه آن به گروههای شمارش
۵-۲-۲- تقسیم تگ‌های شمارش بین گروههای شمارش و تعیین محدوده شمارش هر گروه
۶-۲-۲- پاسخگویی به مسائل و مشکلات گروههای شمارش و گزارش نارسائی‌ها به هماهنگ کننده
۷-۲-۲- جمع آوری و تنظیم تگ‌های شمارش بعد از انجام هر مرحله و تسلیم آن به هماهنگ کننده
۳-۲- گروههای شمارش: شمارش توسط دوگروه مرکب از یک نفر مسوول و یک نفر شمارشگر انجام خواهد شد.
۱-۳-۲- مسوول گروه شمارش: وظیفه مسوول گروه شمارش نظارت بر شمارش صحیح شمارشگر و ثبت شمارش در اوراق مربوط می است.
۲-۳-۲- شمارشگر: وظیفه شمارشگر شمارش اقلام موجودی است.
۳- روش انجام کار
توجه: انبار از تاریخ آغاز شمارش تا پایان آن تعطیل است پس لازم است این مورد توسط انباردار به همه واحدها ابلاغ شود تا با توجه به نیازشان در طول دوره انبارگردانی، اقدام به دریافت کالا از انبار نمایند. بدیهی است عدم دریافت کالای مورد نیاز توسط سرپرست واحدها و در پی آن، ایجاد خسارت به عهده شخص خاطی است. علاوه بر آن بخشی از انبار به عنوان انبار قرنطینه در نظر گرفته می‌شود و اگر در زمان انبارگردانی کالایی تحویل انبار شد تا پایان عملیات در آن منطقه باقی می‌ماند.
۱-۳- پیش از آغاز عملیات شمارش، آخرین شماره سریال رسید، حواله و برگشتی و هر سندی که در مجموعه استفاده می‌شود توسط هماهنگ کننده طی صورتجلسه‌ای ثبت و به امضای هماهنگ کننده، مسئول شمارش و مسئول انبار خواهد. از اولین شماره خالی آنها نیز یک کپی تهیه می‌شود.
۲-۳- هماهنگ کننده انبارگردانی را از بخش مربوطه در نرم‌افزار فعال کرده و با توجه به دفعات مورد نیاز شمارش، اقدام به تهیه تگ انبارگرانی کرده و آنها را در اختیار سرپرست شمارش قرار می‌دهد.
۳-۳- تگ انبارگردانی بنا به صلاحدید سرپرست شمارش بین گروههای شمارش تقسیم شده و آنها نسبت الصاق تگ‌ها روی اجناس اقدام می‌کنند.
۴-۳- به منظور جلوگیری از شمارش مجدد یا عدم شمارش برخی از اقلام نواحی شمارش با نظارت سرپرست شمارش بین گروههای شمارش تقسیم خواهد شد و عملیات شمارش توسط هرگروه به ترتیب از محل مشخصی شروع شده و اقلام شمارش شده بنا به تشخیص سرپرست شمارش به وسیله رنگ یا ماژیک علامت گذاری خواهند شد.
۵-۳- هر گروه شمارشگر متشکل از دو نفر است، یک نفر مسئول شمارش و نفر دوم ضمن تائید تعداد مسئول ثبت روی تگ انبارگردانی است.
۶-۳- در طول مدت شمارش هرگونه ورود و خروج در صورت ضرورت، فقط با نظر سرپرست شمارش و امضای برگه‌های ورود و خروج توسط هماهنگ کننده و با تایید نماینده حسابرسان مستقر در شرکت انجام خواهد شد.
۷-۳- پس از انجام شمارش تگ‌های شمارش توسط سرپرست شمارش جمع آوری و به هماهنگ کننده تسلیم می‌گردد و با نظارت وی شمارش در سیستم مکانیزه ثبت خواهد شد. در نهایت سیستم مکانیزه با مقایسه شمارش و کارت‌های انبار لیست مغایرت شمارش اول را ارائه خواهد کرد.
۸-۳- در شمارش دوم تنها اقلامی که موجودی آنها طی شمارش اول دارای مغایرت بوده مجددا شمارش خواهد شد، پس از شمارش نهایی (با توجه به تعداد اعلام شده دو یا سه شمارشی) لیست‌های شمارش مجددا در رایانه ثبت و با مقایسه شمارش و کارت‌های انبار صورت مغایرت نهایی تهیه خواهد شد.
۴- زمانبندی و معرفی مسئولان
مسئولان انجام انبارگردانی افراد ذیل هستند:
۱- ناظر:
۲- هماهنگ کننده:
۳- سرپرست شمارش:
۴- گروههای شمارش به شرح ذیل:
| ردیف | شرح | مسئول | شمارشگر |
| ۱ | گروه ۱ | نام فرد | نام فرد |
| ۲ | گروه ۲ | نام فرد | نام فرد |
انجام عملیات انبارگردانی طبق جدول زمانبندی ذیل خواهد بود:
| گروه شمارش | از تاریخ | تا تاریخ | محل مورد شمارش | مرتبه شمارش |
| گروه ۱ | ……. | …….. | انبار …………… | شمارش اول |
| گروه ۱ | …….. | …….. | انبار ……………. | شمارش دوم |
| گروه ۱ | …….. | …….. | انبار ……………. | شمارش سوم |
| گروه ۲ | …….. | …….. | انبار ……………. | شمارش اول |
| گروه ۲ | ………. | …….. | انبار……………. | شمارش دوم |
| گروه ۲ | ……… | …….. | انبار …………… | شمارش سوم |
| انجام دهنده | تاریخ | شرح عملیات |
| هماهنگ کننده | …… | تهیه لیست مغایرت شمارش اول انبار …………………….. |
| هماهنگ کننده | ….. | تهیه لیست مغایرت شمارش دوم انبار …………………….. |
| هماهنگ کننده | ….. | بایگانی کلیه اوراق و تهیه لیست های مغایرت نهایی |
۲- در جریان شمارش موجودی‌ها:
گروه مدیریت با توجه به مسئولیت خود باید در طول انبارگردانی در محل حضور داشته و برشمارش و نوشتن آمار نظارت کامل داشته باشد.
با پایان شمارش و ثبت آنها در اسناد و مغایرت گیری عملیات انبارگردانی به پایان میرسد و انبار کار عادی خود را شروع می‌کند.
۳- پس از پایان شمارش موجودی‌ها.
پس از پایان عملیات انبارگردانی صورتجلسه آن تهیه و به امضا مسئولین حاضر در انبارگردانی میرسد. در این صورتجلسه شماره اسناد در آغاز عملیات انبارگردانی، مغایرتهای احتمالی که
شامل کسری کالا، مازاد کالا و جابجایی کالا (اقلامی که در زمان ورود به انبار اشتباه ثبت‌شده‌اند) ثبت می‌گردد. شماره اسناد کسر و اضافه به همراه یک کپی از آنها و صورت اقلام موجود در انبار پس از انبارگردانی پیوست شده و صورتجلسه در سه نسخه تهیه می‌شود. یک نسخه واحد حسابرسی، یک نسخه واحد مالی و یک نسخه نیزتحویل انبار می‌شود.
نمونه صورتجلسه انبارگردانی:
صورتجلسه انبار گردانی
انبار گردانی پایان سال منتهی به سال مالی ………………………… انبار ……………………………………. در ساعت ………… و تاریخ ……………………. با همکاری آقای …………………………. سرپرست انبار و آقایان ………………………….. با سمت ………….. به‌عنوان سرپرست انبارگردانی شروع و در ساعت …………….. و تاریخ ………………………. به شرح ذیل خاتمه یافت .
۱-گروههای شمارشگر :
۲-آخرین شماره اسناد دستی و سیستم کامپیوتری انبار بشرح ذیل ازمسئولین اخذ گردید.
آخرین شماره رسید انبار
آخرین شماره حواله انبار
۳- مدارکی که پس از انبارگردانی توسط سرپرست انبار مورد تائید واقع گردیدهاند بشرح ذیل ارائه می‌گردد :
۱-۳- لیست کالاهای انبار ……………………………………. شمارش شده در ………. صفحه و ……….. ردیف
۲-۳- لیست مغایرتهای کسری انبار ……………………………………. در ………. صفحه و ………. ردیف
۳-۳ -لیست مغایرتهای اضافات انبار ……………………………………. در ………. صفحه و ………. ردیف
۴- این صورتجلسه در ۳ نسخه تنظیم گردید – نسخه اول تحویل ………………….. – نسخه دوم تحویل …………………………. – نسخه سوم تحویل انباردار انبار ……………………………………. گردید.
هماهنگ کننده: سرپرست شمارش: سرپرست انبار:
ب- وظایف انباردار در جریان انبارگردانی:
۱- پیش از شروع شمارش موجودی‌ها:
نخستین وظیفه انباردار اعلام زمان انبارگردانی و تعطیلی انبار به واحدهای دیگر است تا بتوانند ضمن برنامه‌ریزی مناسب اقلام مورد نیاز در آن بازه زمانی را از انبار تحویل گرفته تا از ایجاد وقفه در کار شرکت و یا اخلال در انبارگردانی جلوگیری نمایند. علاوه بر آن انباردار موظف است تمامی کالاهای موجود در انبار را غبار روبی نموده به‌صورت مرتب طبقهبندی کرده و آنها را در قفسههای مربوطه قرار دهد به‌نحوی‌که به‌راحتی دیده‌شده و قابل شمارش باشند. علاوه بر آن باید کالاهای راکد، امانی و … نیز جداسازی گردند. وظیفه دیگر انباردار بررسی کالاهای انبار از نظر الصاق کارت شناسایی کالا است، همچنین باید تمامی لوازم موردنیاز اندازه‌گیری مانند ترازو، متر، باسکول و … را آماده نماید و درنهایت تمامی اسناد موجود در انبار باید به‌روزرسانی و بایگانی شوند و هیچ کالاهایی بدون سند در انبار وجود نداشته باشد.
۲- در جریان شمارش موجودی‌ها:
در این مرحله انباردار باید با هماهنگی مدیران ارشد و اعلام قبلی، از زمان شروع انبارگردانی تا پایان آن، انبار را تعطیل نماید، به این معنی که هیچ نوع جنسی از یا به انبار منتقل نگردد. همچنین بخشی از انبار به‌عنوان قرنطینه در نظر گرفته می‌شود که اگر جنسی وارد انبار گردید در آن بخش نگهداری شود و پس از پایان عملیات و صدور اسناد موردنیاز وارد انبار شود. انباردار هیچ‌گونه دخالتی در شمارش نداشته و تنها در صورت بروز پرسش به رفع آن کمک می‌کند.
۳- پس از پایان شمارش موجودی‌ها:
امضا اسناد و تهیه مدارک مورد نیاز جهت پیوست به صورتجلسه.
با توجه به اهمیت انبارگردانی در سازمان‌ها و شرکت‌ها و همچنین نزدیک بودن پایان سال مالی که معمولا شرکت‌ها اقدام به انجام آن می‌کنند تلاش ما بر این بود تا در مقاله انبارگردانی چیست و چه مزایایی دارد شما را با اصول انبارگردانی آشنا سازیم. امید است به این هدف خود رسیده باشیم.
دیدگاه شما برای ما بسیار ارزنده است. با ارائه نقطه نظراتتان ما را در ارائه مقالات کاربردی یاری کنید.
