با توجه به نزدیک شدن به پایان سال مالی و انجام عملیات انبارگردانی، بر آن شدیم تا در مقاله‌ای، مشکلات رایج در انبارگردانی را بررسی کنیم، به این امید که کمکی باشد در جهت هرچه کمتر شدن بروز خطا در انبارگردانی.
همانطور که می‌دانیم انبارگردانی در اصل نتیجه یکسال کار انباردار است و عملکرد انباردار با این عملیات سنجیده می‌شود ومعیاری است برای بررسی توانائی‌های انبارداران. بدیهی است هر چه این عملیات با خطای کمتری پیش برود، مغایرت ایجاد شده نیز کمتر خواهد شد (البته منظور از کم شدن مغایرت، مغایرت‌های ناخواسته‌ای است که در طی عملیات انبارگردانی با آن‌ها روبرو می‌شویم و پس از بررسی دوباره در حین عملیات برطرف می‌شوند). از این رو برای بالا بردن سرعت و دقت عملیات رعایت نکاتی ضروری است که در ادامه به شرح و توضیح آن‌ها می‌پرذازیم.
نکته: مشکلات رایج در انبارگردانی ذکر شده در این مقاله، مربوط به تجربیات شخصی نویسنده در پروژه‌های مختلف است که آن‌ها را با شما به اشتراک می‌گذارد. اگر شما نیز با مشکلاتی برخورد کرده‌اید که در این مقاله ذکر نشده حتما در کامنت بگوئید.
بطور کلی در یک انبارگردانی می‌توان مشکلات زیر را مشاهده نمود:
نامرتب و کثیف بودن اجناس و سطوح انبار
نداشتن انبار قرنطینه یا انبار قرنطینه بزرگ
نبودن ابزار متناسب برای اندازه‌گیری
به‌روز نبودن اطلاعات نرم‌افزار یا کارتکس
در ادامه به توضیح هریک از موادر فوق می‌پردازم.
ناهماهنگی‌های مدیریتی:
- عدم ارائه دستورالعمل انبارگردانی به واحدهای درگیر:
یکی از وظایف مدیریت پس از انجام مراحل مقدماتی عملیات انبارگردانی و تهیه دستورالعمل، ارائه آن به واحدهای درگیر جهت توجیه و رفع اشکالات و پرسش‌های احتمالی است، ولی در برخی موارد مدیریت از این مهم غافل شده و تنها در زمان اجرای عملیات انبارگردانی که مشکلات عدیده‌ای پیش آمد به خاطر می‌آورند که دستورالعملی به پرسنل ارائه نکرده‌اند و هیچ جلسه‌ی توجیهی نیز برگزار نشده است.
- وجود مشکلات در دستورالعمل:
با وجود اینترنت و به اشتراک گذاشتن انواع فایل‌ها، برخی از مدیران و یا دست‌اندرکاران عملیات انبارگردانی نیز به این فکر می‌کنند که از دستورالعمل‌های آماده در سطح نت استفاده کنند. اگر این فایل‌ها به عنوان الگو و پیش‌نویش مورد استفاده قرار گیرد مناسب است ولی اگر عین مطالب اجرا شود چه بسا باعث بروز مشکلات در عملیات انبارگردانی شود.
بدیهی است هر شرکت چارت سازمانی، عناوین شغلی و وظایف و اختیارات منحصر به فردی دارد که باید با توجه به آن‌ها روش اجرایی و برنامه انبارگردانی تهیه شود. پس توجه کنید اگر فایلی را دانلود می‌کنید، حتما آن را برای شرکت یا سازمانتان بومی سازی کنید.
- عدم هماهنگی واحدهای مرتبط با انبارگردانی با برنامه:
یکی از اصولی که در دستوالعمل انبارگردانی قید می‌گردد این است که در زمان انبارگردانی انبارها باید تعطیل باشند و مدیران دیگر واحدها نیز در جریان قرار می‌گیرند تا از ورود و خروج اجناس از انبار جلوگیری شود ولی اگر این هماهنگی بین مدیران واحدهای سازمان به ویژه پروژه یا تولید، مالی، تدارکات و انبار وجود نداشته باشد باعث ایجاد اختلال در انبارگردانی می‌شود. زیرا انجام عملیات تحویل دادن یا گرفتن کالا در حین انبارگردانی باعث ایجاد بی‌نظمی در فرآیند شده و شمارش را دچار مشکل می‌کند.
خطاهای انسانی:
- اشتباهات احتمالی در زمان استقرار عملیات انبارگردانی:
-
- صدور تگ اجناس با موجودی صفر (عدم انتخاب کالاهای دارای موجودی):
-
یکی از دلایل صدور تگ با موجودی صفر، اشتباه در زمان استقرار انبارگردانی با عدم انتخاب حداقل موجودی اجناس جهت صدور تگ است. این مورد علاوه بر اتلاف منابع سازمان باعث طولانی‌تر شدن زمان عملیات انبارگردانی می‌شود، زیرا علاوه بر جداسازی آن‌ها باید مقدار صفر برای آن‌ها در سیستم ثبت شود.
-
-
- صدور تگ تکراری و یا عدم صدور تگ:
-
یکی از مراحل استقرار انبارگردانی تعریف لیست جهت صدور تگ است. با توجه به نوع نرم‌افزار هر لیست تعداد محدودی ردیف کالا را در برمی‌گیرد و اگر بیشتر باشد باید لیست دیگری تهیه شود. اگر در زمان ایجاد لیست جدید، شروط درستی در نظر گرفته نشود امکان صدور تگ تکراری و یا عدم صدور تگ وجود دارد. همچنین اگر حین عملیات پرینت گرفتن اختلالی ایجاد شود، احتمال دارد برای کالایی تگ تکراری صادر شود و یا برعکس برای کالایی تگ صادر نشود.
یکی دیگر از دلایل صدور تگ تکراری عدم نصب تگ اصلی روی کالاست که مسئولین را مجبور به صدور تگ دوباره می‌کند و احتمال دارد در زمان انجام عملیات تگ اصلی پیدا شده و موجب سردرگمی شود.
-
-
- عدم صدور تگ برای کالاهای دارای چند لوکیشن (با توجه به امکانات نرم‌افزار):
-
برخی از نرم‌افزارها این امکان را می‌دهند که برای یک کالا چند لوکیشن مشخص کنیم. به عبارت دیگر امکان دارد کالایی به دلیل حجم بالا در فضایی که قبلا به آن اختصاص داده‌ایم نگنجد و مجبور باشیم آن را در دو یا چند بخش متفاوت در انبار نگهداری کنیم. در این حالت باید بتوانیم آدرس فیزیکی تمامی محل‌ها را در نرم‌افزار ثبت کنیم. این مورد در انبارگردانی بسیار کارا و مفید است زیرا به ازای فضاهای موجود تگ صادر کرده و روی آن‌ها نیز شماره گذاری می‌شود مثلا اگر کالایی دو لوکیشن فیزیکی داشته باشد دو تگ صادر شده و بالای برگه شماره (۱ از ۲) و (۲ از ۲) ثبت می‌شود. به این ترتیب در زمان ثبت اسناد در سیستم، کارمند ثبت انبارگردانی، دچار سردرگمی نشده و متوجه می‌شود که موجودی این دوبرگه باید با هم جمع شوند. ولی گر موقعیت فیزیکی کالاهای دارای چند لوکیش در سیستم ثبت نشده باشد سیستم نیز امکان صدور چند تگ را نداشته و این موضوع در زمان انبارگردانی مشکلاتی را ایجاد می‌کند.
نکته: یکی از نکاتی که در زمان خرید نرم‌افزار باید در نظر گرفت، همین قابلیت به ظاهر جزیی است.
- جدی گرفته نشدن انبارگردانی توسط سرپرستان انبارها:
در برخی موارد مشاهده می‌شود که انباردار، عملیات انبارگردانی را چندان جدی نگرفته و خود را ملزم به رعایت محتوای دستورالعمل نمی‌داند. به عنوان نمونه در یکی از پروژه‌ها چندین سند ثبت نشده وجود داشت و یا بندهایی از دستورالعمل که در خصوص مرتب بودن اجناس و یا الصاق تگ برای کالاهای موجود در چند لوکیشن است اجرا نشده بود که هیچ دلیلی جز جدی گرفته نشدن برای آن نمی‌توان متصور بود. برای پرهیز از این مطلب، باید جلسه‌ای توجیهی برای انباردارن تشکیل شود و درآن بطور واضح وظایف انبارداران تشریح گردد و عواقب عدم اجرای آن‌ها نیز گوشزد شود. زیرا عدم رعایت مفاد دستورالعمل و یا جدی نگرفتن انبارگردانی می‌تواند سبب ایجاد مشکلاتی در فرآیند آن شود.
- عدم نصب و یا نصب اشتباه کارت مشخصات کالا:
عدم نصب و یا اشتباه در نصب کارت مشخصات کالا نیز می‌تواند سبب بروز خطا در انبارگردانی شود. با توجه به اینکه افراد شمارنده لزوما امکان شناسایی کالا را ندارند و تنها وظیفه‌ی آن‌ها چک کردن تگ کالا با برچسب نصب شده است، اگر کالایی برچسب نداشته باشد باید انباردار نسبت شناسایی و تائید کالا اقدام کند که باعث طولانی‌تر شدن زمان عملیات می‌شود و اگر کارت مشخصات اشتباه نصب شده باشد، سبب بروز خطا در نتیجه‌ی انبارگردانی می‌شود.
نکته: یکی از دلایلی که انباردار باید پیش از آغاز عملیات انبارگردانی، برگ مشخصات کالاهای نصب شده را بررسی کند پیشگیری از طولانی شدن عملیات انبارگردانی و یا ایجاد مغایرت ناخواسته در آن است.
- نصب نکردن و یا اشتباه در نصب تگ شمارش کالا:
یکی از بخش‌های مهم عملیات انبارگردانی، الصاق تگ کالاست. به همین دلیل باید فردی که اشراف کامل به اجناس دارد مسئول این کار باشد. زیرا الصاق اشتباه تگ باعث اشتباه در ثبت موجودی اجناس و در نتیجه ایجاد مغایرت می‌شود.
نکته۱: پس از پایان عملیات نصب تگ، انبادرار باید تمامی اقلام موجود در انبار را بررسی کند و مطمئن شود برای تمامی اجناس تگ صادر و روی آن‌ها نصب شده باشد. اگر کالایی فاقد تگ یود می‌تواند دو دلیل داشته باشد: یا در زمان تعریف اشتباهی رخ داده و تگ صارد نشده و یا تگ گم شده که باید نسبت به تهیه تگ و نصب آن اقدام کند، دلیل دیگر این است که کالا در سیستم ثبت نشده که در این‌صورت باید پس از تهیه تگ سفید، مشخصات کالا را در آن درج نموده و روی کالا الصاق شود.
نکته۲: اگر سیستم شما امکان چاپ تگ اضافی برای اجناس چند جایگاهی ندارد، انباردار باید پس از شنانسایی آن اقلام از برگ سفید تگ برای این کار بهره ببرد و حتما روی برگه نوشته شود که کالا چند جایگاه دارد و این تگ مربوط به کدام جایگاه است. (مثال: ۱ از ۲، ۲ از ۲)
- استفاده نکردن از چسب جهت الصاق تگ:
در زمان الصاق تگ باید چسب نواری (چسب شیشه‌ای) برای ثابت کردن بکار گرفته شود زیرا امکان جابجایی تگ‌ها وجود دارد که سبب می‌شود اجناس اشتباه شمارده شوند و یا با توجه به نبود تگ، مجبور به چاپ دوباره آن شویم واگر در حین عملیات در جایی دیگر مشاهده شود باعث ایجاد اشتباه در عملیات شود.
- اشتباه در شمارش:
با توجه به امکان وجود این اشتباه، باید حتما شمارش توسط گروه دو نفره صورت بگیرد، یک فرد مسئول شمارش و فرد دوم علاوه بر نظارت بر عملیات شمارش، مسئول ثبت در برگه باشد. علاوه بر آن، در صورت بروز مغایرت و نیاز به شمارش دوباره، باید یک گروه دیگر آن کالا را شمارش نماید و از شمارش دوباره یک کالا توسط یک گروه پرهیز شود.
- عدم پیروی از دستورالعمل:
تمامی افراد درگیر در فرآیند انبارگردانی باید بطور کامل دستورالعمل انبارگردانی را مطالعه نموده و در صورت بروز هر نوع پرسش آن را مطرح و شبهات را از بین ببرند. برداشت شخصی از روش اجرایی و انجام دادن آن کار اشتباهی است که می‌تواند سبب بروز خطا شود. به منظور پیشگیری از این موارد باید تمامی افراد درگیر در یک جلسه توجیهی حاضر شده و بطور واضح و مشخص وظایف و اختیارات آن‌ها اعلام شود تا در زمان انجام انبارگردانی هیچ اشکال و برخوردی پیش نیاید.
- ادعای وجود اقلام بلاتکلیف در انبار:
با وجود اینکه یکی از اصول انبارگردانی عدم وجود هیچ نوع کالای بلاتکلیف در انبار است، در برخی موارد که مغایرت به وجود می‌آید، انباردار اعلام می‌کند که این قلم کالا دارای سند خروجی است ولی درخواست کننده آن را تحویل نگرفته و یا برای کالایی سند رسید ثبت شده ولی به اشتباه در انبار قرنطینه چیده شده است. هرچند این موارد بیشتر توجیه است تا دلیل، ولی برای پرهیز از هر نوع شائبه، سرپرست انبارگردانی موظف است پیش از آغاز عملیات به صراحت این موارد را از انباردار پرسیده و عواقب اعلام اشتباه را به انباردار گوشزد کند. بدیهی است ارائه‌ی هر سند ودلیل پس از انجام عملیات انبارگردانی توجیه‌ناپذیر خواهد بود.
- استفاده از واحد شمارش نادرست و یا استفاده از مقدار تقریبی:
از نظر برخی افراد واحد شمارش چندان مهم نیست و می‌توان از هر واحدی استفاده کرد ولی این مشکل در انبارگردانی‌ها خود را نشان می‌دهد. فکر کنید در انباری، واحد شمارش آهن‌آلات بطورکلی کیلوگرم در نظر گرفته شده است و توجیه آن این است که واحد مالی جهت پرداخت بهای خرید، باید به این واحد استناد کند چرا که فروشنده فاکتور را به کیلوگرم صادر می‌کند. اگر کارگاه امکانات مورد نیاز برای وزن کردن را نداشته باشد آیا انبارگردانی دقیق بوده؟ ولی اگر برای هر یک از انواع آهن‌آلات واحد مشخصی در نظر گرفته شود که قابل استناد باشد مثلا برای تیرآهن و نبشی و … از واحد متر استفاده کند ویا برای ورق از واحد برگ، بررسی و انبارگردانی تا چه حد دقیق‌تر و ساده‌تر می‌شود؟
- باز نکردن کارتن‌های دربسته در زمان شمارش:
اجناسی که به صورت کارتن نگهداری می‌شوند و تعداد مشخصی از کالا در هر کارتن موجود است، باید در زمان انبارگردانی تمامی کارتن‌های ردیف بالا باز و بررسی شوند که از نظر تعداد درست باشند. اینکه کارتن چسب دارد و باز نشده توجیه درستی نیست، چه بسا در زمان ورود به انبار کارتنی کامل نبوده ولی چسب زده شده است.
نکته: انباردار موظف است در زمان تحویل گرفتن اجناس در انبار، کارتن‌هایی که کامل نیستند را در ردیف بالا قرار داده و روی آن‌ها مقدار را نیز ثبت کند.
- اشتباه در ثبت مقادیر شمارش‌شده در اسناد:
با توجه با اینکه احتمال بروز خطا از جانب کارمند ثبت نیز وجود دارد، بهتر است جهت ثبت دو نفر اقدام کنند، فردی مقدار را خوانده و فرد دیگر ثبت کند و مسئول خواندن نیز مقدار درج شده را کنترل کند.
نامرتب و کثیف بودن اجناس و سطوح انبار:
یکی از وظایف انباردار پیش از آغاز عملیات انبارگردانی، مرتب و تمیز کردن اجناس و سطوح انبار است. بدیهی است در صورت انجام ندادن و یا انجام ناقص، این مورد از دید سرپرست و ناظر انبارگردانی دور نمانده و در گزارش نهایی منظور خواهد شد که می‌تواند عواقبی را گریبانگیر انباردار کند.
شمارش اجناس توسط پرسنل انبار:
کمک گرفتن از پرسنل درون شرکت به ویژه پرسنل انبار می‌تواند به سلامت انبارگردانی آسب جدی وارد کند. زیرا بطور قطع دوستی و دشمنی بین افراد سبب عدم شمارش دقیق می‌شود، هرچند بررسی دو یا چندباره می‌تواند مغایرت‌ها را برطرف کند ولی زمان صرف شده زیاد خواهد بود.
تعطیل نکردن انبار:
تعطیل نکردن انبار به ویژه بخش تحویل دادن اگر محدود و تحت نظارت سرپرست انبارگردانی نباشد، می‌تواند باعث ایجاد اختلال در عملیات شود، به ویژه اگر انبار بطور اصولی چیده و مرتب نشده باشد و انباردار درگیری بیش از حدی در انبارگردانی داشته باشد.
نداشتن انبار قرنطینه یا انبار قرنطینه بزرگ:
وجود انبار قرنطینه در هر انباری ضروری است و این ضرورت در زمان انبارگردانی بیشتر مشهود خواهد بود، به ویژه زمانی که در حین انبارگردانی کالا وارد شرکت و یا سازمان می‌شود. اگر انبار قرنطینه وجود داشته باشد، انباردار بدون درگیری کالا را در آنجا چیده و در فرصت مناسب نسبت به تحویل گرفتن و صدور اسناد اقدام خواهد کرد و در غیر این‌صورت در حین انبارگردانی باید انجام شود که باعث مختل شدن انسجام انبارگردانی می‌شود. از دیگر سو انبار قرنطینه نباید آنقدر بزرگ باشد که بخش بزرگی را به خود اختصاص دهد. انباردار موظف است تمامی اجناس وارده و صادره تا پیش از آغاز عملیات را تعیین تکلیف نموده و انبار قرنطینه تا جای ممکن خالی باشد.
نداشتن نقشه برای انبارگردانی:
پیش از آغاز عملیات انبارگردانی سرپرست انبارگردانی باید با تهیه نقشه‌ای ساده از انبار، شمارش‌گران را توجیه نموده و جایگاه هر گروه را مشخص کند. به این ترتیب علاوه بر مشخص بودن محل کار هر گروه، از شلوغی و ازدحام در یک نقطه جلوگیری شده و افراد از مکانی مشخص کار خود را شروع کرده و پس از پایان به سرپرست مراجعه نموده تا مکان جدید جهت شمارش به ایشان واگذار شود.
نبودن ابزار متناسب برای اندازه‌گیری:
انباردار باید پیش از آغاز عملیات انبارگردانی با توجه به واحد شمارش اجناس، نسبت به تهیه ابزار متناسب برای شمارش اقدام کند و اگر وسیله‌ای در انبار موجود نبود، به کمیته‌ی انبارگردانی اطلاع دهد تا اقدامات لازم جهت تهیه آن صورت گیرد.
به‌روز نبودن اطلاعات نرم‌افزار یا کارتکس:
وظیفه‌ی دیگر انباردار به رروزرسانی اطلاعات اجناس است و باید تمامی اسناد صادر شده در سیستم و یا کارتکس ثبت شود تا موجودی فیزیکی و سیستمی یا دفتری یکسان باشد. بدیهی است در صورت انجام ندادن این مورد مغایرت بیشتری دیده خواهد شد و مسئولیت آن به عهده انباردار خواهد بود.
امیدواریم ارائه مقاله مشکلات رایج در انبارگردانی که حاصل تجربیات شخصی نویسنده بوده بتواند راهگشای شما در فرآیند انبارگردانی باشد.
اگر قصد برونسپاری انبارگردانی شرکت خودتان را دارید، ما می‌توانیم در این رابطه به شما خدمت رسانی کنیم. کافی است فرم درخواست مشاوره را تکمیل نموده و یا از طریق برگه ارتباط با ما درخواست خود را مطرح نمائید.
